1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

BetterStay GmbH

Zur Marienhöhe 12

93161 Sinzing

Deutschland

Telefon: +49 160 90826851

E-Mail: info@better-stay.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

2. Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen über Co-Hosting-, Kurzzeitvermietungs- und Beherbergungsleistungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Betrieb einer sicheren und technisch funktionsfähigen Website)

Wir beachten die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

4. Hosting der Website

Unsere Website wird auf den Servern des Dienstleisters WordPress.com, einem Angebot der Automattic Inc. (bzw. ihrer europäischen Gesellschaften), gehostet. Die Bereitstellung der Infrastruktur, Speicherung der Website-Inhalte sowie technische Sicherheitsmaßnahmen erfolgen durch diesen Dienstleister.

Im Rahmen des Hostings werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

IP-Adresse des anfragenden Endgeräts

Datum und Uhrzeit des Zugriffs

aufgerufene Seiten/Dateien

verwendeter Browsertyp und -version

verwendetes Betriebssystem

Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Website.

Je nach Standort der Server kann eine Übermittlung von Daten auch in Länder außerhalb der EU (insbesondere die USA) erfolgen. In diesen Fällen werden geeignete Garantien (z. B. Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln) eingesetzt, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

5. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website erhebt und speichert der Hoster automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

IP-Adresse des Endgeräts

Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Hostname des zugreifenden Rechners

besuchte Seiten/Unterseiten

Menge der gesendeten Daten in Byte

Browsertyp/Browserversion

verwendetes Betriebssystem

Referrer-URL

Die Verarbeitung dieser Daten ist technisch erforderlich, um die Inhalte der Website korrekt auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Systems sicherzustellen und eventuelle Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Verbesserung unseres Webangebots).

Die Logfiles werden in der Regel für maximal [z. B. 7–30 Tage – bitte konkret festlegen] gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken im Einzelfall erforderlich ist.

6. Cookies und Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten.

Wir unterscheiden:

Technisch notwendige Cookies: Diese sind erforderlich, damit unsere Website und bestimmte Grundfunktionen überhaupt genutzt werden können (z. B. Seitennavigation, Formularfunktionen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 TDDDG. Ohne diese Cookies kann die Website nicht fehlerfrei funktionieren.

Optionale Cookies (Statistik, Marketing, Komfort): Hierzu zählen insbesondere Cookies von Google Analytics sowie Cookies, die bei der Nutzung externer Inhalte wie Google Maps oder ggf. Google Ads gesetzt werden. Diese werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).

Zum Einholen und Verwalten Ihrer Einwilligungen verwenden wir ein sogenanntes Consent-Management-Tool („Cookie-Banner“). Dort können Sie der Verwendung optionaler Cookies zustimmen oder diese ablehnen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen im Consent-Tool widerrufen.

Details zu den eingesetzten Cookies (Name, Anbieter, Zweck, Speicherdauer) finden Sie in den Einstellungen des Consent-Tools bzw. in einer gesonderten Cookie-Übersicht auf unserer Website.

7. Google Analytics

Soweit Sie im Consent-Tool eingewilligt haben, nutzen wir den Webanalysedienst Google Analytics, um das Nutzungsverhalten auf unserer Website auszuwerten und unser Angebot zu verbessern.

Anbieter ist die Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA).

Google Analytics setzt Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Erfasst werden u. a.:

IP-Adresse (in der Regel gekürzt/anonymisiert)

aufgerufene Seiten

Verweildauer

Klickpfade

technische Informationen zum Browser und Endgerät

Wir nutzen Google Analytics mit IP-Anonymisierung, sodass Ihre IP-Adresse in der Regel vor der Übermittlung in die USA gekürzt wird.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Consent-Tool widerrufen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

8. Google Maps

Auf unserer Website können Karten des Dienstes Google Maps eingebunden sein, um Ihnen die Lage von Unterkünften oder sonstige Orte anzuzeigen.

Anbieter ist die Google Ireland Limited bzw. Google LLC.

Beim Aufruf von Google Maps werden u. a. folgende Daten an Google übermittelt:

IP-Adresse

technische Browser- und Gerätedaten

ggf. Standortdaten (wenn Sie die Standortfreigabe aktiviert haben)

Die Einbindung von Google Maps erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Tool. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google.

9. Kontaktaufnahme (Kontaktformular, E-Mail, Telefon)

Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags (z. B. Buchung, Co-Hosting, Beratung) gerichtet ist,

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit es sich um allgemeine Anfragen handelt (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Anfragen).

Die Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und darüber hinaus für bis zu 3 Jahre zur Dokumentation und Abwehr möglicher Ansprüche, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Buchungsformular und Beherbergungsverträge

Über unsere Website können Sie Unterkünfte und damit verbundene Leistungen (z. B. Kurzzeitvermietung, Beherbergung) anfragen und buchen. Hierbei verarbeiten wir insbesondere:

Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)

Aufenthaltsdaten (An- und Abreisedatum, Unterkunft, Anzahl der Gäste etc.)

Vertrags- und Kommunikationsdaten

ggf. Zahlungsinformationen (über externe Zahlungsdienstleister)

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragsanbahnung und -durchführung (Buchung, Verwaltung, Abrechnung, Kundenkommunikation) auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfolgen.

Vertrags- und buchungsrelevante Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere Steuer- und Handelsrecht) regelmäßig bis zu 8–10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vertrag beendet wurde bzw. die letzte Buchung erfolgte, gespeichert.

11. Buchungen über Airbnb, Booking.com und andere Portale / Smoobu

Unsere Unterkünfte können auch über externe Buchungsportale wie Airbnb und Booking.com gebucht werden. Diese Portale sind in der Regel eigene Verantwortliche im Sinne der DSGVO und betreiben eigene Websites/Apps mit eigenen Datenschutzerklärungen.

Wir erhalten die für die Durchführung des Beherbergungsverhältnisses erforderlichen Buchungs- und Gastdaten über das von uns genutzte Channel-Management- und Buchungssystem Smoobu.

Smoobu (Smoobu GmbH) verarbeitet Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung dient der zentralen Verwaltung von Buchungen, Verfügbarkeiten und Kommunikation.

Wir verarbeiten die über Smoobu übermittelten Daten zu denselben Zwecken wie im Abschnitt „Buchungsformular“ beschrieben:

Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Die Speicherdauer entspricht ebenfalls den oben genannten Aufbewahrungsfristen.

12. Zahlungsabwicklung über Stripe

Die Zahlungsabwicklung für Buchungen kann über den Zahlungsdienstleister Stripe erfolgen (in der Regel eingebunden über Smoobu). Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Name

Rechnungsadresse

Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkartendaten, IBAN, Transaktionsdaten)

Stripe verarbeitet diese Daten selbständig zur Durchführung der Zahlung und Betrugsprävention. Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Pflichten).

Stripe ist ein eigener Verantwortlicher. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

13. Google Ads Formular (Lead-Formular)

Auf unserer Website kann ein Formular eingesetzt werden, das im Zusammenhang mit Google Ads zur Erfassung von Interessenten (Leads) genutzt wird. Über dieses Formular werden u. a. folgende Daten erhoben:

Name

Telefonnummer

Land

E-Mail-Adresse

optional: Stadt

Die Daten verwenden wir, um Ihre Anfrage zu beantworten, Sie zu kontaktieren und Ihnen passende Informationen zu unseren Co-Hosting-, Beratungs- oder Beherbergungsleistungen bereitzustellen.

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, insbesondere bei Einbindung über Google Ads und Tracking),

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Marketing und Vertrieb).

Die Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, und darüber hinaus bis zu 3 Jahren zu Dokumentationszwecken, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Tracking und Cookies im Zusammenhang mit Google Ads werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung eingesetzt und können über das Consent-Tool gesteuert werden.

14. Weitergabe von Daten / Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur:

an von uns eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter), z. B.

Hoster/IT-Dienstleister (WordPress/Automattic)

Smoobu (Channel-Manager/Buchungssystem)

Zahlungsdienstleister (Stripe)

an externe Buchungsportale (Airbnb, Booking.com), sofern Sie dort direkt buchen

an Berater wie Steuerberater, soweit erforderlich

an Behörden und öffentliche Stellen, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge gem. Art. 28 DSGVO, die sicherstellen, dass diese personenbezogenen Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der Datenschutzvorgaben verarbeitet werden.

15. Übermittlungen in Drittländer

Bei der Nutzung bestimmter Dienste (z. B. Google Analytics, Google Maps, Stripe, WordPress/Automattic) kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in die USA, stattfinden.

Datenübermittlungen erfolgen dabei nur, wenn:

für das jeweilige Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht oder

geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln eingesetzt werden und

zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Details können Sie den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Dienstleister entnehmen.

16. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, gilt:

Daten aus Kontaktanfragen und dem Google-Ads-Formular werden in der Regel für bis zu 3 Jahre nach Abschluss der Kommunikation gespeichert, um Anfragen nachvollziehen und uns gegen etwaige Ansprüche verteidigen zu können.

Vertrags- und Buchungsdaten sowie abrechnungsrelevante Unterlagen (z. B. Rechnungen) werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten regelmäßig für einen Zeitraum von 6, 8 oder 10 Jahren aufbewahrt.

Server-Logfiles werden i. d. R. für maximal [z. B. 7–30 Tage] gespeichert und anschließend gelöscht.

Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO gestützt wird (Art. 21 DSGVO)

Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden (Kontaktdaten siehe oben).

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist insbesondere:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem üblichen Aufenthaltsort wenden.

19. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer Website besteht grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, personenbezogene Daten bereitzustellen. Für die Durchführung von Buchungen, die Erfüllung von Verträgen oder die Beantwortung von Anfragen ist es jedoch erforderlich, bestimmte personenbezogene Daten anzugeben. Ohne diese Daten können wir den entsprechenden Vertrag nicht abschließen oder Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand [Datum einsetzen]. Wir behalten uns vor, sie bei Bedarf anzupassen, insbesondere wenn wir neue Dienste einbinden oder gesetzliche bzw. behördliche Vorgaben ändern sich.